Fina reagira na pismo našeg čitatelja da je e-Račun skuplji od običnog

Kako bismo otklonili netočnu predodžbu javnosti, vezano uz pismo čitatelja pod nazivom „E-račun skuplji od običnog papirnatog računa?!“, objavljeno 15. prosinca 2011. na portalu Monitor.hr, dostavljamo Vam sljedeća pojašnjenja:

Osvrt na e-Arhivu

e-Račun je sustav, ponajprije namijenjen razmjeni računa elektroničkim putem, dok je e-Arhiva jedna od dodatnih funkcionalnosti koje Finin e-Račun nudi.

Svi računi, i poslani i primljeni, korisniku su kroz sustav dostupni cijelo vrijeme pohrane računa. Fina trenutno ne naplaćuje e-Arhivu i tako će sigurno biti cijelu 2012. godinu, a u budućnosti, kada se dosegne masovna razmjena računa i kada količina računa razmijenjenih kroz sustav bude dovoljno velika, Fina će naplaćivati dugoročnu arhivu korisnicima koji će odabrati čuvanje e-dokumenata u Fini.

Kada prođe ovaj period bez naplate arhive računa, korisnicima će računi kroz sustav biti besplatno dostupni cijelu tekuću godinu te do 30. travnja sljedeće godine za prethodnu godinu. Nakon tog vremenskog razdoblja, korisnik račune od prethodnih godina može pohraniti u svom sustavu, ili može s Finom ugovoriti uslugu e-Arhive, što znači da bi na duži period korisnik račune mogao vidjeti kroz sustav, što mu omogućuje brzi dohvat računa.

U slučaju da korisnik ne ugovori s Finom e-Arhivu na duži period, računi mu neće biti dostupni kroz sustav, a u slučaju da ih nije pohranio u svom sustavu, u svakom ih trenutku može na zahtjev zatražiti od Fine.

Naime, Fina sve račune čuva 11 godina u skladu sa Zakonom o računovodstvu, bez obzira je li korisnik s Finom ugovorio uslugu čuvanja računa ili ne, te će svaki korisnik e-računa, i onaj koji nije s Finom ugovorio uslugu čuvanja računa na duži period, na zahtjev moći dobiti račun iz arhive. U slučaju da dođe do kakvog sudskog postupka nad nekim računom, račun će se čuvati duže od 11 godina, odnosno onoliko koliko postupak traje.

Kroz dogledno vrijeme, kroz sustav e-Račun razmjenjivat će se milijunske količine e-računa. Zaista bi bilo teško za očekivati da bi tvrtka, koja je vlastita sredstva uložila u razvoj sustava koji omogućuje arhiviranje dokumenata, mogla takvu uslugu ponuditi bez naknade. Fina je institucija koja u potpunosti sama financira razvoj svojih usluga te posluje na tržišnom principu i od toga prihoduje.

Znamo koliko košta pohrana računa u papirnatom obliku i da niti jedan poslovni subjekt takvu uslugu ne dobiva besplatno, već plaća prostor u kojemu čuva arhivu ili plaća pohranu računa nekom drugom. E-Arhiva višestruko je jeftinija od arhive u papirnatom obliku.

Osvrt na cijenu računa

Prema Gartnerovim analizama u EU slanje jednog računa košta između 2-10 eura, ovisno o kompleksnosti sustava informacijskog posrednika. Dakle, čak i najjednostavniji sustavi u EU koštaju puno više nego je cijena slanja e-računa kroz Finin sustav. Čak i uz tolike cijene, u EU govore o uštedama od mlrd. eura godišnje u gospodarstvu, a pojedinačne uštede se mjere u mil. eura.

Svaka tvrtka koja vodi računa o svojim troškovima dobro zna koliko košta obrada, priprema računa za slanje te sam trošak slanja jednog računa.

Dakle, slanje najobičnije pošiljke do 50 grama košta 3,10 kn. Međutim, ako se uz račun šalju i prilozi poput ugovora, narudžbenice, otpremnice, zapisnika i sl., takva pošiljka, čak i ako se ne pošalje preporučeno, košta puno više, ovisno o tome koliko teži. Ipak, u slučaju da se uz račun šalje i ugovor, takva će se pošiljka sasvim sigurno slati preporučeno te naplatiti 12,00 kn.

Fina uz slanje e-računa omogućuje i slanje priloga, što se dodatno ne naplaćuje, već je uračunano u cijenu slanja računa.

Samo slanje računa, ako se uračuna trošak poštarine obične pošiljke do 50 grama papira (dva papira za jedan račun: jedan se šalje, a jedan ostaje u arhivi izlaznih računa), kuverte, printera i tonera košta najmanje 5,00 kn. Čak i ako tvrtka sama ne priprema račune za slanje, takvu uslugu plaća nekoj drugoj tvrtki da to učini umjesto nje. Ovdje također nije uračunan trošak arhive izlaznih računa, niti trošak obrade, odnosno ljudskog rada, a procjena je da se potroši 25 minuta/zaposlenik za pripremu jednog računa.

Bitno je napomenuti da se zaprimanje računa ne naplaćuje. Nije teško utvrditi kolike su uštede na strani primatelja računa, znajući da većina poslovnih subjekata račune koje zaprimi u papirnatom obliku skenira, koristi OCR tehnologiju za dobivanje podataka te ručno unosi u računovodstveni sustav. Prema informacijama nekih naših klijenata, u takvom procesu postotak pogrešaka iznosi 80%, što iziskuje dodatne troškove obrade računa. Sustav e-Račun potpuno isključuje takvu vrstu troškova jer omogućuje da se podaci koji se zaprime kroz sustav e-Račun automatski zaprime u računovodstvenom sustavu korisnika. Za njegov primitak dovoljno je učiniti formalnu kontrolu elemenata računa, što iziskuje puno manje vremena nego kod obrade računa koji se zaprimi u papirnatom obliku, a dobro je ovdje spomenuti i besplatnu arhivu ulaznih računa godinu dana.

Važno je također napomenuti da je u Fininom sustavu svaki ispostavljeni račun zapravo preporučena pošiljka. Kod sudskog postupka, tužitelj bi trebao dokazati da je stranka taj račun i zaprimila. To je u Fininom sustavu lako dokazivo. Naime, kad račun uđe u sustav, sustav vrši provjere. Provjerava se odgovara li struktura računa zadanoj formi, ima li osoba koja šalje račun na to pravo (autentičnost pošiljatelja), je li certifikat važeći i je li elektronički potpis valjan i nenarušen. Ako je sve u redu, račun se ovjerava potpisom sustava u koji je ugrađen vremenski žig. Pošiljatelj istovremeno dobiva povratnu informaciju da je račun zaprimljen, što znači da je primatelj taj račun primio.

Primjerice, u sudskom postupku tužitelj na vrlo jednostavan način može dokazati da je primatelj doista račun i zaprimio, čak i za 5 ili 10 godina, jer se u e-Arhivi uz račun pohranjuje elektronički potpis i vremenski žig te svi prilozi, što je vrlo bitno, jer je vremenski žig komercijalna usluga, a u slučaju e-računa uračunan je u cijenu slanja računa.

Također, kod velikih sustava koji će se integrirati u sustav e-Račun, Fina je sva aplikativna rješenja vezana uz izvedbu elektroničkog potpisa, kao i konzultantske radionice za tehničku integraciju, ponudila besplatno, odnosno sve je u okviru servisa, unutar jedne cijene.

Nadalje, važno je napomenuti da su komercijalne cijene Fina e-računa, koje su jedine odmah bile javne i transparentne, formirane na samom početku, dok je još trajala pilot produkcija, kad je Fina bila prvi i jedini ponuđač usluge. Do kraja 2012. te se cijene neće primjenjivati, već je zagarantirana fiksna cijena od 1,5 kn, u koju je uključeno sve gore navedeno.
Nakon toga ćemo i mi u Fini vidjeti kamo će nas odvesti tržište, zakon ponude i potražnje, kao i snaga konkurencije te je, sukladno tome, prostor za prilagodbu cijene otvoren.

Osvrt na promotivnu akciju

Promotivna akcija u kojoj Fina omogućuje 6 mjeseci besplatnog korištenja e-računa započela je još u vrijeme kada nije bio donesen pravilnik o PDV-u, što bi značilo da bi naši korisnici uz slanje elektroničkih računa imali dodatni trošak slanja i papirnatih računa, jer su to po tadašnjem pravilniku bili obvezni činiti.

Kako svoje korisnike koji su već onda željeli račune razmjenjivati elektronički ne bi opteretili dodatnim troškom, Fina je u razdoblju do izmjene Pravilnika o PDV-u svojim korisnicima omogućila besplatno slanje e-računa.

S obzirom da je Pravilnik o PDV-u ove godine izmijenjen ta akcija završava krajem ove godine, međutim započinje nova akcija, kojom naši sadašnji i budući korisnici (koji se registriraju do 30. lipnja 2012.) cijelu 2012. godinu račune mogu razmjenjivati po cijeni od 1,50 kn (+PDV).