Delegiranje je proces davanja zadatka pridržavajući se nekih osnovnih smjernica. Ukratko, proces se sastoji od:
1. Što se delegira / što je obećano
2. Koji su parametri da je zadatak uspješno izvršen
3. Koji su međuciljevi (ako ima potrebe za njima)
4. Kako će se zadatak napraviti
5. Kako i koliko često komuniciramo
Dakle, za početak treba jasno komunicirati što je zadatak i dobiti potvrdu osobe kojoj se zadatak delegira da će taj posao napraviti. Dio sa obećanjem je jako bitan jer znači da osoba koja će raditi taj zadatak preuzima odgovornost da će isti napraviti. Nakon toga, ponovno jasno, komuniciraju se parametri po kojima će se znati da je zadatak uspješno napravljen. Ti parametri su rok, raspoloživi resursi koji se mogu utrošiti (oprema, ljudi, novac) i ostali detalji koji opisuju jasno izvršen zadatak. Ili drugačije rečeno, to je opis situacije nakon dobro izvršenog zadatka. U slučaju da je delegirani zadatak kompleksan dobro je definirati međuciljeve. Međuciljevi su točke koje je potrebno ostvariti prije nego bi se cijeli zadatak mogao smatrati odrađen. Na sve to komunicira se kako treba ili kako će se zadatak napraviti. Ovo je čisti opis posla, no snažno je povezan sa točkom 2. i točkom 3. Upute kako će se posao napraviti moraju biti jasne i prihvaćene od osobe kojoj se delegira zadatak. I naravno, za kraj, potrebno je dogovoriti model međusobnog komuniciranja, tj. izvještavanja o procesu izvršavanja delegiranog zadatka.
Delegiranje oslobađa vrijeme za posao veće vrijednosti
Čitajući gornje retke, vjerojatno ste komentirali kako je teorija jedno, a praksa drugo. Ovdje vam sigurno na pamet pada famozna rečenica: "Dok ja tebi pokažem kako to treba napraviti, prije to sam napravim". No, dublje radeći s nekoliko poduzetnika na izazovu da više i kvalitetnije delegiraju iskočio je jedan zanimljiv razlog zbog čega to ne rade na propisan i zadovoljavajući način. Razlog je STRAH. Da, naša famozna emocija pod imenom STRAH. Strah da se delegirani posao neće napraviti kako treba. Strah da osoba kojoj delegiramo posao nije dovoljno vješta, nema dovoljno znanja, ne zna raditi posao kako treba, neodgovorna je ... Strah, strah, strah ... Da razjasnim, strah u određenoj količini jest dobrodošao, no kada on koči poslovanje tada treba poraditi na njemu. I kako smo poradili na njemu ? U konkretnim slučajevima vrlo jednostavno. Za početak, držali smo se gornjeg procesa delegiranja zadatka. Uz to smo imali pripremljenu "matematiku" koliko delegirani zadatak vrijedi (vlastita procjena), koliko vremena bi poduzetnik sam potrošio radeći na njemu, koliko će koštati da druga osoba radi na njemu i za kraj jednu vrlo bitnu stavku - koliko će delegirani posao osloboditi vremena poduzetniku kako bi radio važniji i bitniji posao (koji donosi veću vrijednost). Da, opet sam "zabrijao", no u praksi su rezultati bili evidentno pozitivni. Što za osobu kojoj je zadatak delegiran (osjećaj da radi koristan posao, osjećaj dane odgovornosti), što za poduzetnika koji se više bavi strateškim stvarima, a manje operativnim.
Vidimo se drugi tjedan.
Goran Blagus je u poslovne vode ušao početkom 90-ih godina kada je internet bio tek u povojima, da bi na zadnjem valu dot.com buma svoje tvrtke uspješno prodao većoj korporaciji. Trenutno obnaša funkciju direktora u te dvije tvrtke. Zadnjih pet godina intenzivno se bavi unapređenjem soft skills vještina, osobnog razvoja i svega vezanog uz to područje. U želji pronalaska balansa između poslovnog i osobnog života 2008. godine završava Academy of Executive Coaching te znanja i dosad stečena iskustva namjerava upotrijebiti u razvoju novih proizvoda i usluga.
Autor ove kolumne je executive coacher & small business advisor i možete mu se obratiti sa svojim pitanjima na gb-im@blagus.eu.
