Napravili smo tablicu sa nekoliko kolona:
- Vrijeme početak
- Vrijeme kraj
- Aktivnost
- Kategorija aktivnosti
- Vrijednost
Dogovor je pao da se vremenski intervali (početak/kraj) po mogućnosti sastoje od 15 minutnih blokova, no po potrebi se mogu i produžiti. Kategorije aktivnosti smo unaprijed definirali (osobno, kreativni rad, podrška, management, razvoj), a vrijednost smo ocjenjivali po skali od 1 do 3. 1 kao najmanja vrijednost, dok je 3 bila najveća vrijednost aktivnosti. Nakon toga je uslijedilo uobičajen radni tjedan, no s tom razlikom da je bilo potrebno mjeriti tj. bilježiti svaku od aktivnosti koja se radila u datom vremenskog razmaku. Iskreno, ovakva aktivnost je u početku izazvala frustraciju i dodatne probleme, jer poduzetnik se osjećao da trenutno robuje nekakvoj tablici i prvih nekoliko dana je bilježenje više smetalo nego pomagalo. No, snaga volje i jasan cilj omogućio mu je da "otrpi ovu gnjavažu" tjedan dana jer konačan rezultat će biti iznimno vrijedan.
Kao rezultat dobili smo nekoliko zanimljivih vrijednosti. Aktivnosti s najvećom vrijednošću je tokom dana bilo u prosjeku 2 sata. Sa srednjom vrijednošću ih je bilo 3 sata, a sa najmanjom vrijednošću ih je bilo 4 i pol sata. Nakon toga izračunali smo neto dobit po satu rada (ukupna neto dobit podijelimo sa brojem sati efektivnog rada) i usredotočili se na aktivnosti s najmanjom vrijednošću. Naime, ako smanjimo broj sati s najmanje vrijednosti i "preselimo" ih na aktivnosti s većom vrijednošću, u konačnici to će nam dati više dobiti i time veću zaradu:) No, ljudski mozak i tijelo nisu u mogućnošću raditi 100% vremena sa 100% efikasnosti, te je dogovor pao da 2 sata aktivnosti najefektivnijeg i najvrijednijeg posla podignemo za 30 minuta dnevno i sigurno će se osjetiti na poslovnim rezultatima.
Konkretno, 30 minuta ukrali smo u aktivnosti "čitanje i provjeravanje e-mail sandučića". Naime, evidencija potrošnje vremena pokazala nam je da se na e-mail sandučiću troši više od 2 sata dnevno. Dogovor je pao da se u prvih tjedan dana akcijskog plana e-mail provjerava maksimalno 4 puta dnevno, da bi nakon toga smanjili provjeravanje e-mail sandučića na dva puta dnevno. "Dobiveno" vrijeme bilo je namijenjeno za aktivnosti veće vrijednosti (u konkretnom slučaju je to bilo planiranje aktivnosti za narednih 12 mjeseci) te se danas već počinju osjećati pozitivni rezultati ovakve preraspodjele vremena.
Ovakva promjena aktivnosti je bila jako teška, jer često imamo naviku da na email odgovaramo što ranije ili čim poruka stigne u inbox. Razlog tome je osjećaj da ćemo nešto važno propustiti, no u radu s ovim poduzetnikom ni jednom se nije desilo da se važan mail propustio ili da se zbog ne odgovaranja isti tren izgubio neki posao. Zapravo, kao pozitivan efekt manje učestalog provjeravanja i odgovaranja na mail poruke bilo je napravljeno više kvalitetnog posla i izgenerirano više vrijednosti. Kako je poduzetniku uvid u mailbox bio nužan tokom cijelog dana (radi ulaznih podataka) dogovorena je procedura da se nakon jutarnje provjere i odgovaranja pošte, sređivanje inboxa i sve vezano uz njega isključi automatsko primanje poruka. Na taj način je onemogućeno da novopridošle poruke skrenu misli i prekinu trenutni posao, a u isto vrijeme bez većg problema moglo se pristupiti porukama u inoboxu. Tko bi rekao da "ovisnost" o mailboxu i uređaju tipa Blackberry mogu napraviti više štete nego koristi?!
Vidimo se drugi tjedan.
P.S.
Na prošlotjednu kolumnu dobio sam nekoliko zanimljivih poruka. Naime, nekoliko čitatelja je napisalo da sam "zakinuo" neke djelatnosti po broju efektivnog rada, te da se u mojem primjeru ovdje radi o "malom poduzetniku" koji ni sam ne zna što i kako treba raditi. Jedna čitateljica mi je poslala zanimljivih podatak kako u njezinom odjelu dnevno se efektivno radi 6 sati i 50 minuta. Do ovog podatka došli su egzaktnim mjerenjem samog procesa i moram priznati da je to odlično odrađen posao. Na ovaj način voditelj poslovanja može vrlo efekasno mjeriti uspješnost te pod kontrolom ima svaki aspekt poslovanja (manje efektivnog rada može značiti i manje potražnje za uslugom). Kako se u opisanom poslu radi o poslu "kao na traci", moja razrada u ovoj kolumni ne "drži vodu" za takvu djelatnost, no ovih nekoliko redaka i jest namijenjeno poduzetnicima - vlastitim kreatorima vremena i posla. Ali opet, ista logika se može primijeniti i za privatni život no o tome u jednoj od budućih kolumni.
I za kraj, misao od čitateljice koju želim podijeliti, a ide jako dobro uz trenutno poslovne okruženje u kojem se nalazimo: "... pa ja zaključujem kad bi svi radili efektivno barem pet sati da bi nam sve bilo puno drugačije."
Goran Blagus je u poslovne vode ušao početkom 90-ih godina kada je internet bio tek u povojima, da bi na zadnjem valu dot.com buma svoje tvrtke uspješno prodao većoj korporaciji. Trenutno obnaša funkciju direktora u te dvije tvrtke. Zadnjih pet godina intenzivno se bavi unapređenjem soft skills vještina, osobnog razvoja i svega vezanog uz to područje. U želji pronalaska balansa između poslovnog i osobnog života 2008. godine završava Academy of Executive Coaching te znanja i dosad stečena iskustva namjerava upotrijebiti u razvoju novih proizvoda i usluga.
Autor ove kolumne je executive coacher & small business advisor i možete mu se obratiti sa svojim pitanjima na gb-im@blagus.eu.
